Cosa chiedere al wedding planner: 15 domande da fare prima di dare il via ai preparativi nuziali

Avete deciso la data delle nozze e ora non vi rimane altro da fare che mettervi all’opera con i preparativi. Se volete trasformare il vostro giorno in un momento davvero memorabile e non avete dimestichezza con l’organizzazione di eventi, scegliere di assumere un professionista per l’occasione può essere veramente il punto di svolta. 

Sì, ma chi scegliere? Per assicurarvi di assumere qualcuno che capisca sin da subito quali siano le vostre esigenze e che realizzi degli allestimenti che siano in perfetta linea con il vostro stile, ecco a voi una check-list di 10 domande fondamentali che vi permetteranno di assumere il wedding planner dei vostri sogni.

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1. Hai un tuo stile o ti adatti a quello della coppia?

Ci sono dei professionisti specializzati su uno stile ben preciso e altri che comprendono e si adattano alle richieste della coppia, affinché l'evento possa essere personalizzato al massimo. A prevalere è sicuramente l’empatia e il feeling che si stabilità già dal primo incontro. A tal proposito vi consigliamo di richiedere sempre un portfolio, con video e foto di eventi realizzati per altre coppie, prima di sottoscrivere l’accordo definitivo.

2. Hai delle foto dei matrimoni a cui hai lavorato?

Prima di ingaggiare un wedding planner, cercate di capire quale sia la sua esperienza nel campo dei matrimoni. Chiedete di mostrarvi alcune foto, questo vi servirà sia per capire qual è il suo stile negli allestimenti, che per avere un’idea del suo livello di competenze. Un professionista che svolge questa attività da diversi anni, saprà consigliarvi al meglio e avrà una cura nei dettagli davvero smisurata. 

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3. La tua è solo una progettazione o ci seguirai fino alla fine della festa?

Altra domanda fondamentale! Andate fino in fondo per capire il supporto che riuscirà a offrivi per il vostro evento. Alcuni si fermano alla progettazione lavorando “dietro le quinte”, esattamente come fosse una consulenza sull'intero evento, altri continuano a seguire la coppia fino a quando non verrà lanciato il bouquet di fiori. Voi cosa preferite? Dipende tutto dalla vostra idea di matrimonio e da se desiderate organizzare alcuni aspetti da soli oppure, al contrario, se preferite dispensare in toto allestimenti e incombenze varie a una figura professionale.

4. Quali sono i servizi inclusi nel pacchetto?

Ogni professionista dispone di un tariffario e, al momento del preventivo, è indispensabile conoscere nel dettaglio i servizi inclusi e il costo di eventuali supplementi. Assicuratevi di avere una panoramica completa delle attività che svolgerà, come ad esempio la gestione dei fornitori o la selezione delle location. 

5. Hai una rete di fornitori affidabili?

I fornitori sono una parte cruciale nell’organizzazione di un matrimonio. Chiedete al vostro wedding planner se ha già a disposizione una sua rete di contatti fidati che gli permettano di svolgere le migliori trattative in termini di qualità e prezzo per voi. Il nostro consiglio, in questi casi, è quello di farsi dare qualche nominativi di fornitore con cui lavora abitualmente e informarsi se, per caso, ha qualche accordo speciale con lui. Nel nostro Marketplace puoi trovare i migliori fotografi per matrimoni certificati che saranno in grado di immortalare ogni istante del vostro grande giorno!

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6. Fornisci solo una consulenza creativa o anche logistica e burocratica?

Se il wedding planner parteciperà all'evento, chiedetegli se coordinerà solo i lavori o metterà mano all'organizzazione delle sedie della cerimonia, a posizionare i segnaposto, a spostare, impacchettare, caricare, abbellire, operando quindi nella logistica del grande giorno. Chiedete poi se tra i suoi servizi rientra anche l’aspetto burocratico, ovvero la formulazione dei contratti con i fornitori, le richieste di preventivo con o senza potere di firma per conto della coppia.

7. Quante coppie segui per una sola data?

Molti fornitori riescono a destreggiarsi fissando più eventi in uno stesso giorno. Per il wedding planner la situazione è differente. Infatti, chi è abituato a seguire la coppia durante tutta la giornata, difficilmente potrà accettare più lavori in uno stesso giorno, a meno che non si tratti di un team composto da più collaboratori -quindi di un'agenzia di un certo spessore-, ma questo è bene che si sappia sin da subito.

8. Quali allestimenti sono inclusi nel pacchetto?

Il giorno del matrimonio può essere molto frenetico, con molte persone e dettagli da coordinare. Chiedi al tuo wedding planner quali allestimenti sono inclusi nel pacchetto e quale sarà la disposizione di questi ultimi sia nel luogo in cui si terrà la cerimonia che nella location location. Dagli arredi della chiesa o della sala per il rito civile,  alle composizioni floreali per la casa della sposa; dallo stile del tableau alla disposizione dei tavoli, assicuratevi che abbia un piano solido per far sì che tutto si svolga senza intoppi.

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9. Come gestisci il budget?

La questione relativa al budget è una delle cose che preoccupano di più i futuri sposi. L’organizzazione del giorno delle nozze richiede un bel po’ di soldi e, anche qualora decidiate di optare per un matrimonio low cost, è giusto sapere come tale somma verrà amministrata, onde evitare spese inutili o non ben amministrate.

Assicuratevi, quindi, che sia il wedding planner in questione in grado di rispettare il tuo budget e che sia trasparente riguardo alle spese aggiuntive.

10. Quante volte e come ci sentiremo durante i preparativi?

Essere sulla stessa lunghezza d’onda è fondamentale per la riuscita di una cerimonia all’altezza delle vostre aspettative. Ma per essere in linea, è indispensabile organizzarsi su quale sia il sistema di comunicazione con cui vi andrete ad interfacciare per richieste o avvisi di intoppi. Meglio le mail oppure le telefonate? Ci sono degli orari o dei giorni in cui il professionista è irreperibile? 

11. Come gestisci la comunicazione con i familiari e gli invitati?  

Molto importante, soprattutto per i matrimoni che si svolgono fuori sede, è una buona comunicazione tra il wedding planner e gli invitati, in quanto questi ultimi potrebbero aver bisogno di informazioni specifiche per l'alloggio, il trasporto per raggiungere la location o dove comprare cose di cui potrebbero aver bisogno quel giorno.
I matrimoni alcune volte possono essere un’inesauribile fonte di tensioni e conflitti tra familiari e amici, cercate di avvisare il wedding planner su eventuali attriti tra i vosti ospiti.

12. Hai già organizzato matrimoni nella nostra location?

Se avete già scelto una location specifica per il vostro matrimonio, è importante sapere se il vostro wedding planner ha già lavorato lì in passato. La conoscenza della conformazione della struttura può agevolare la gestione dei preparativi e garantire che tutto si svolga senza intoppi.

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13. Hai un prezzo fisso o la tua parcella è calcolata in base al budget dell’evento?

Informatevi sulla sua parcella: alcuni professionisti hanno un tariffario fisso in base ai vari pacchetti, altri ancora calcolano il compenso in base alla complessità dell’evento e al budget collegato a questo. In linea di massima l’expertise e il nome del professionista giocano un ruolo fondamentale sull'onorario. Definite poi il preventivo, se è gratuito o a pagamento, perché magari comprende già delle idee di massima e una lista di fornitori con cui collaborare durante l’organizzazione.

14. Ti occuperai anche della parte grafica?

Realizzare il coordinato grafico delle nozze è forse uno dei primi step da buttar giù durante i preparativi. Definire una palette, selezionare i font, scegliere la tipologia di carta per le partecipazioni e di tutti gli altri elementi può essere un lavoro che non rientra tra i compiti del wedding planner. Chiedete quindi se lavora autonomamente su software di grafica oppure se sarà necessario ingaggiare un fornitore esterno.

15. Quali sono le tue politiche di rimborso e cancellazione?

È importante conoscere le politiche del wedding planner riguardo ai rimborsi e alle cancellazioni nel caso in cui si verifichino imprevisti o cambiamenti di programma. Informatevi su quali siano i termini e le condizioni per ottenere un rimborso e cosa succede se dovete annullare o posticipare il matrimonio.

Prima di affidare i preparativi del vostro matrimonio ad un wedding planner, è fondamentale porre le domande giuste per garantire una comunicazione fluida e un'organizzazione impeccabile. Solo così riuscirete ad avere il matrimonio da sogno che tanto sognate. Con queste check-list di domande fondamentali, sarete in grado di individuare il wedding planner perfetto per voi e iniziare insieme l'avventura dei preparativi nuziali con una buona dose di fiducia e serenità.