8 consigli per organizzare le nozze con grandi numeri

Avete in programma un gran numero di partecipazioni di matrimonio da inviare? L’organizzazione delle nozze con molti invitati richiede tempo, energie e una buona dose di sangue freddo. In questo articolo abbiamo riassunto per voi otto consigli pratici, dai regali di nozze alle bomboniere di matrimonio, perfetti se anche voi chiamerete a raccolta numerosi parenti e uno stuolo di amici per celebrare il vostro grande amore.

1. Invii rapidi e ben organizzati

Il presupposto di base è: raggiungere tutti nel più breve tempo possibile. In questo caso, infatti, potrebbe essere utile inviare un Save the Date già diversi mesi prima così per accertarvi che tutti siano a conoscenza del grande evento; l’invito di matrimonio dovrà essere gestito invece tramite spedizione evitando così un’estenuante distribuzione manuale. Usate il canale online (quindi social, mail e chat) per raggiungere alcuni invitati più giovani e smart e poi fissate un tempo massimo entro cui ricevere conferme e disdette dagli invitati così da organizzarvi al meglio con i responsabili di catering e location.

2. I regali: meglio pianificarli

Giocate d’anticipo, informando preventivamente gli ospiti circa la modalità che preferite per ricevere i regali: attraverso un bonifico sul conto corrente, l’apertura di un’apposita lista nozze o ancora la lista viaggio presso un’agenzia. Potete farlo inserendo persino un tag all'interno delle vostre partecipazioni matrimonio originali così da informare tutti in modo efficace, magari con una grafica divertente.

3. Cerimonia e banchetto: due momenti di uno stesso evento

Per l’organizzazione della cerimonia (civile o religiosa) è importante che tutti gli inviati siano accolti in uno spazio adeguato quindi, se non volete assolutamente rinunciare alla vostra chiesetta di campagna, potete optare per una celebrazione con pochi intimi e poi organizzare una funzione simbolica (con la lettura di qualche brano, lo scambio di frasi d’amore o il rito delle candele) direttamente in location, con tutti gli invitati. La soluzione auspicabile resta in ogni caso quella di far coincidere nello stesso luogo la cerimonia e il banchetto.

4. Il trasporto degli invitati

Se la location scelta per il banchetto non dovesse avere abbastanza spazio per il parcheggio delle auto degli ospiti, oppure se il numero degli invitati che vengono da fuori città dovesse essere importante, allora potete pensare di occuparvi del trasporto, noleggiando un pullman.

5. Uno scenario da favola

Come organizzare al meglio 200 invitati? Lo spazio in location è essenziale per la riuscita dell’intero evento. Comodità, ampiezza, relax: tutto deve coesistere affinché gli inviati siano immersi in uno scenario da favola, e non solo dal punto di vista estetico quanto logistico:

• se avete diversi ospiti che vengono da lontano, una buona soluzione sono gli hotel che abbinano alloggio ed evento in un'unica location;
  se state organizzando un evento nella bella stagione potete optare per una cena all'aperto, in un grande giardino;
• i castelli e le dimore antiche hanno ampi spazi esterni ma le sale interne sono ricche di archi e colonne quindi poco adatti ad un banchetto con molti inviati;
• per l’autunno, l’inverno o la primavera, il noleggio di una tensostruttura può essere la soluzione ideale nel caso abbiate a disposizione un ampio spazio esterno.

6. Un banchetto d’eccezione

Stabilite a monte la tipologia di banchetto che andrete ad organizzare:

• gestire un rinfresco interamente sottoforma di buffet per così tante persone, diventa davvero complicato persino a livello logistico quindi forse non è la scelta giusta
• le lunghe tavolate imperiali anche a ferro di cavallo sono da escludere
• sono invece da preferire i grandi tavoli rotondi da 8 posti – questo implica che dovrete occuparvi del tableau de mariage, assegnando a ciascun invitato il proprio posto a sedere (ma per questo potete utilizzare il tool Gestore dei tavoli di Matrimonio.com)

7. Una festa al giusto ritmo

Organizzare l’animazione di una festa con molti invitati non è poi così facile: divertimento e tranquillità devono scorrere al giusto ritmo, creando un’atmosfera in cui tutti possono sentirsi a proprio agio. Per questa ragione potreste optare per un’animazione tranquilla, con una band dal vivo durante il banchetto, per poi scatenarvi in un post serata di balli sfrenati, per chi avrà piacere di restare in pista.

8. Bomboniere chic e poco ingombranti

La scelta della bomboniera deve rispecchiare in toto i gusti e la personalità della coppia; per un matrimonio con grandi numeri sarà necessario acquistare un gran numero di pezzi quindi:

• le bomboniere matrimonio fai da te vi ridurranno l’investimento ma potreste avere difficoltà nella produzione di numerosi pezzi
• preferite oggetti piccoli e poco ingombranti così da facilitarvi nel trasporto dal negozio alla location

Infine, un ultimo consiglio che sentiamo di darvi è quello di valutare a priori la possibilità di avvalervi di un wedding planner ovvero di un aiuto valido, competente e professionale nell'organizzazione delle nozze con grandi numeri. Un wedding planner, in questo caso, potrebbe essere esattamente la figura indispensabile sia nella progettazione dei segnaposto matrimonio che nella gestione dei rapporti con i singoli fornitori da cui ottenere vantaggi economici persino nella sottoscrizione dei vari contratti.