Organizzare le nozze a distanza? Ecco cosa dovete sapere prima di accettare la sfida!

La fase dei preparativi può essere inframezzata da imprevisti e incidenti di percorso. A volte tutto questo può essere reso ancor più ostico da un fattore molto importante: la distanza. Oggi però esistono svariati modi per accorciare i chilometri e rendere molto più agevole la comunicazione tra i fornitori. Vediamo allora come incastrare tutto: dalla scelta dell'abito da sposa, dove la vostra presenza è assolutamente necessaria, fino alla progettazione delle bomboniere matrimonio.

Save the Date: il primo passo da affrontare

Semplificate qualsiasi tipo di comunicazione per l’annuncio della vostra data di nozze. Se siete lontani dalla maggior parte degli invitati, probabilmente vi sarà difficile incontrali di persona, davanti ad una tazza di caffè quindi un modo pratico, veloce e di sicuro effetto potrebbe essere quello di farvi scattare una foto con un supporto in cui è scritta la data delle nozze. A questo punto vi basterà inoltrare la foto tramite mail, chat o social, invitando tutti a tenersi liberi per il grande evento.

Delegare è meglio di affannare

Partite dalla semplice convinzione che l’evento è il vostro: sarete gli unici a scegliere tutti i particolari, a vagliare le idee o a dare l’ok finale ma tutto questo può essere gestito con molta più calma e tranquillità se deciderete di accettare il supporto di chi vi vuole bene. Se siete fuori per studio, lavoro o altri motivi personali, probabilmente il resto dei parenti potrà darvi una mano in qualcosa, magari negli aspetti tecnici e logistici che difficilmente riuscirete a gestire a distanza. Chiedete aiuto ai genitori, ai fratelli o a chi avete scelto come testimoni di nozze.

Un referente a portata di click

L’idea del wedding planner può rappresentare la vera svolta per l’organizzazione delle vostre nozze. È la persona giusta in grado di materializzare le vostre idee per i segnaposto matrimonio proponendovi un set di scelte da valutare insieme ma potrà essere anche quel referente di fiducia che vi proporrà le location che fanno per voi, i fornitori con cui lavorare meglio, le scappatoie per accorciare i tempi burocratici per il disbrigo delle varie pratiche per le pubblicazioni in Municipio, per i documenti del viaggio di nozze o per recuperare i certificati dei Sacramenti.

Tutte le informazioni, così come i file di documenti e contratti, potranno avvenire online, tramite casella di posta e videoconferenze: questo darà la giusta immediatezza ai vostri contatti.

My wedding organizer

La parola chiave è: ordine. Una buona pianificazione vi aiuterà a rispettare le scadenze, a dare un ritmo alla vostra tabella di marcia e a stilare un ordine di priorità. Magari non avrete appuntamenti da spalmare nei vari mesi ma avete numeri da ricordare, conference call da fissare, idee improvvise da appuntare, una to do list da comporre e, perché no, un budget da rispettare con previsioni, entrate ed uscite.

Gli amanti della carta non avranno difficoltà ad avere un’agenda in borsa ma un buon wedding organizer sarà una manna dal cielo anche per chi non è avvezzo a questo strumento, tanto che diventerà una raccolta di frasi romantiche da conservare nel tempo.

I tools della "new generation"

Ottima l’agenda in borsa ma che dire dei tools a disposizione nel mondo wedding? Sono applicazioni generalmente integrate con smartphone, PC e tablet e permettono di avere una serie di strumenti pratici a portata di mano.

Se non sapete cosa cercare, potete divertirvi a navigare nella sezione Le mie nozze: scoprirete un mondo di strumenti utili e user friendly (facili da usare, ndr.) che vi semplificheranno molte situazioni (dal gestore tavoli alla ricerca dei fornitori).

Un weekend…mille appuntamenti

Che sia grazie ai tool o all'agenda cartacea, concentrate tutti gli appuntamenti che riuscite a fissare in un unico weekend. Se siete fuori sede, probabilmente riuscirete a rientrare solo per brevi fine settimana o in occasione delle feste importanti per cui, nella peggior delle ipotesi, ipotizzate di avere solo pochissimi giorni a disposizione per incontrare tutti.

Quali sono gli appuntamenti irrinunciabili? Sicuramente la prova in atelier per lei e in sartoria per le misure dell’abito da cerimonia uomo; in location potete fissare un unico appuntamento in cui concentrare l’incontro con catering, pasticceri, band, fioraio e fotografo. Tutto deve essere fatto per ottimizzare i tempi e le energie, senza spostarvi necessariamente come delle trottole.

Online o fatto a mano? Questo è il problema

Ecco l’eterno dilemma di chi organizza le nozze a distanza ovvero mettere in pratica idee che possano ottimizzare la risorsa tempo. L’idea del DIY è quella che fa per voi ma solo se avete manualità e idee molto chiare; in questo caso sarà semplice ed economico concretizzare il tutto.

Gli acquisti online sono l’apoteosi della praticità anche se potreste avere difficoltà nella personalizzazione, acquistando oggetti per lo più standardizzati. La soluzione sta nel mezzo: rivolgetevi a degli artigiani, commissionate loro dei progetti personalizzati in base alla vostra idea di nozze e poi fatevi spedire il tutto. Potete utilizzare questa soluzione per gli inviti di matrimonio, per qualche decorazione e, soprattutto per le vostre idee sulle bomboniere.

Prendete tutto con la giusta dose di calma e lucidità: non serve farsi prendere dal panico e voi, più di chiunque altra coppia non avete tempo da perdere in inutili scene di panico. Quindi eliminate, concentrate, ridimensionate ma, soprattutto, divertitevi perché la fase dei preparativi sarà quel periodo rosa tutto confetti e magia che ricorderete con così tanta nostalgia ripensando alla vostre frasi per matrimonio.