Come realizzare il cronogramma del matrimonio

Il cronogramma è uno strumento molto utile per preparare e organizzare fin nei minimi particolari tutte le attività che scandiranno il giorno del vostro matrimonio: le diverse fasi della cerimonia e della serata, i servizi di ciascuno dei vostri fornitori, e terranno conto di tutti i materiali che occorrono, in modo che tutto sia perfettamente sincronizzato.

Ecco dunque alcuni punti chiave che vi permetteranno di realizzare il vostro cronogramma del matrimonio.

Il cronogramma è in sostanza una tabella in cui viene indicato l’orario ideale per l’inizio di ogni attività (ad esempio la cerimonia, il ricevimento, la cena, il momento del dolce, l’animazione, il ballo, ecc.), con le coordinate di ciascun fornitore che ne è responsabile. Si terrà ovviamente anche conto del fatto che esiste tutta una fase di preparazione che inizia ben prima dell’arrivo degli sposi e degli invitati.

Per consentirvi di modificare facilmente il cronogramma ogni volta che questo si renderà necessario, vi suggeriamo di utilizzare un foglio di calcolo, come Excel.

Dovete calcolare la durata approssimativa di ogni fase del vostro matrimonio. Non sarà mai esatta al 100%, ma riuscirà a darvi un’idea del susseguirsi delle attività. Per il ricevimento, è fondamentale calcolare bene il tempo che intercorre fra una portata e l’altra, a seconda dei tempi di preparazione. Ad esempio, mezz’ora può essere la stima del tempo fra l’antipasto e il primo piatto, e in seguito, un’ora e mezza fra questo e il dolce.

Una volta che avrete organizzato il cronogramma indicando le diverse fasi della giornata e i diversi servizi, dovrete darne una copia a ciascun fornitore e nominare una persona incaricata di supervisionare lo svolgimento delle attività da parte di ciascuno di loro. Questo, a meno che non abbiate ingaggiato un wedding planner.

Il tipo di cena che sceglierete condizionerà lo svolgimento del banchetto, a seconda che si tratti di una cena tradizionale servita a tavola e costituita da antipasto, primo, secondo e dessert oppure di un buffet. Tenete conto di questo importante elemento quando organizzerete il ricevimento.

In seguito, dovrete accordare tutti gli altri fattori che gravitano intorno alla cena, come ad esempio la musica e l’open bar, nel corso del ricevimento. Dovrete quindi includere nel cronogramma tutte le informazioni relative al DJ e al team di camerieri e ai barman che saranno incaricati di preparare i cocktail.

Dovrete inoltre pensare a eventuali video da mostrare durante il ricevimento (della durata massima di 5 minuti), ai brindisi e ai discorsi di ringraziamento, poi al taglio della torta nuziale, al lancio del bouquet, all’apertura del ballo e alle attività a questo collegate.

Ci si dimentica spesso di riflettere in merito allo svolgimento del ballo e della serata una volta terminata la cena. Parliamo in particolare dei diversi tipi di animazione, della loro tempistica, dell’ultimo spuntino che proporrete e della fine della serata vera e propria. Prevedete bene tutto e scrivetelo nel documento.

E voi? Avete già preparato il cronogramma della giornata del matrimonio? E quali sono le informazioni che avete elencato in modo che, il grande giorno, tutto si svolga alla perfezione?