Cosa fare quando gli invitati non confermano la presenza? SOS per risposte celeri ed efficaci!

Quando le partecipazioni matrimonio sono state consegnate da diverse settimane e avete bisogno di chiudere il cerchio, facendo il punto della situazione con i vari fornitori in location, diventa essenziale conoscere il numero esatto degli invitati che parteciperanno alle vostre nozze. Sapete già chi ha già pronto l’abito della cerimonia o ci sono ancora molti ospiti che non hanno dato segni di vita? In questo articolo vi spieghiamo come lanciare segnali di fumo, sollecitando risposte e conferme.

Attenzione alla formula negli inviti

Il primo consiglio utile che vogliamo suggerirvi è quello di utilizzare in modo strategico negli inviti matrimonio, la formula corretta per richiedere la conferma. Tecnicamente molte partecipazioni annoverano come frase di chiusura il classico RSVP ovvero l’acronimo francese di “Répondez, s'il vous plaît” oppure “è gradita gentile conferma” o ancora “si prega gentile conferma”.

In alternativa, potete strutturare la frase in modo inverso ovvero “in caso di mancata partecipazione, si prega di dare tempestiva comunicazione”. In questo modo, state dando per scontato che chi riceve l’invito parteciperà all’evento, pertanto la comunicazione dovrà pervenire solo da chi dovrà declinarlo.

In ogni caso, queste sono le frasi per chiedere conferma al matrimonio in modo elegante e discreto.

Ditelo con un messaggio

Se l’idea della frase negli inviti non ha sortito alcun effetto, dovete necessariamente passare a metodi più diretti e, in fatto di discrezione, quello del messaggio in chat è sicuramente la strategia migliore. Vi consigliamo di utilizzare la chat e non la classica messaggistica perché in questo modo riuscirete facilmente a controllare se il destinatario ha ricevuto e persino letto il messaggio, senza crearvi ulteriori turbe mentali. Potete strutturare un bel messaggio con una frase romantica d’apertura e poi una che vada dritta al nocciolo della questione.
Anche la mail potrebbe essere un’idea su come chiedere conferma per un invito
ma valutate direttamente voi il grado di confidenza con lo strumento. La mail, ad esempio, potrebbe essere una buona idea se siete in attesa di conferme da parte dei colleghi di lavoro e volete un approccio più formale e distaccato.

Una richiesta online

Se anche voi avete creato il vostro wedding site allora siete pienamente consapevoli della funzione del modulo online connesso anche alle partecipazioni matrimonio originali inviate in modo elettronico. Si tratta di comunicazioni tanto tempestive quanto destinate a un pubblico particolare: giovane, smart, I-Tech e avvezzo all’utilizzo di strumenti online. L’idea di compilare un semplice modulo toglierà un po’ tutti dal classico imbarazzo di richiedere e declinare una precisa risposta a un invito.

Questa soluzione potrebbe quindi essere affiancata ad altri metodi più semplici e tradizionali.

Diretti come una telefonata

Il metodo più diretto per eccellenza è quello della telefonata. Ci saranno ben poche scuse da porre davanti agli occhi degli sposi che avranno interpellato direttamente i loro ospiti, in cerca di una conferma. Questa soluzione, però, vi richiederà tanto tempo: per recuperare i contatti telefonici; per dedicare parte del vostro tempo a questo recap sottraendolo agli appuntamenti in atelier o dal fiorista per i bouquet di fiori; per ripetere le telefonate qualora i contatti non abbiano risposto al primo tentativo o abbiano preso ulteriore tempo per darvi una risposta definitiva.

Delegare è meglio che chiamare

La soluzione connessa al punto precedente è quella di dividere le chiamate da fare, chiedendo aiuto ai vostri genitori. Che ne dite? Può essere una soluzione che vi permetterà di utilizzare il contatto telefonico diretto, senza sovraccaricarvi con le cose da fare. I vostri genitori potranno approcciare la telefonata con la scusa di conoscere eventuali preferenze o intolleranze sul menù di nozze, per poi andare dritti al punto con la classica domanda “quindi possiamo confermare la vostra presenza?”.

Utilizzate il supporto dei genitori specie per quelle chiamate rivolte ai parenti che loro ben conoscono e con i quali hanno un grado di confidenza anche maggiore del vostro.

Ecco, ora che sapete cosa fare, non perdete altro tempo. Scegliete una tecnica e andate fino in fondo, sperando di ricevere a stretto giro quella conferma o disdetta che vi manca per completare l’elenco definitivo degli invitati. Ricordatevi che il numero esatto degli ospiti è fondamentale per il numero di segnaposto matrimonio da ordinare, così come per la sistemazione del seating plan in location. Bando alle ciance e chiedete senza troppi indugi!