Gli step per gestire gli invitati nell’organizzazione delle nozze
Vorreste assegnare subito i tavoli ai vostri invitati a nozze? Prima di buttarvi a capofitto nell’impresa, dovreste informarvi e darvi un buon metodo organizzativo. In questo articolo vi illustriamo tutti gli step e anche uno strumento molto utile.
Prima di scegliere la location del rinfresco e di realizzare le partecipazioni di matrimonio, dovrete capire quanti inviti di matrimonio spedire. Quindi appoggiate carta e penna e lasciatevi guidare dagli step organizzativi spiegati in questo articolo, con il supporto del Gestore degli invitati di Matrimonio.com. Una volta letto, allora sì che potrete saprete qual è il numero giusto dei segnaposti di matrimonio da fare.
Stesura della lista degli invitati
Il primo step è quello di stendere la lista. Chi di voi è più tradizionalista, preferirà scrivere dapprima una bozza su un foglio e poi magari passare a un formato digitale. Per agevolare il tutto Matrimonio.com mette a disposizione degli sposi il Gestore degli invitati, tramite il quale è possibile aggiungere ogni singolo nome dei partecipanti alle nozze, completo di tutte le informazioni (per esempio quelle di contatto e il nome dell’eventuale accompagnatore). Creerete così il vostro personale database degli ospiti, che potrete modificare in qualsiasi momento e, alla fine, stampare per portarlo con voi ove richiesto, oppure consultarlo per realizzare segnaposto di matrimonio fai da te.
Richiesta di informazioni e conferme
Una volta inseriti i contatti di tutti, potrete inviare ai vostri invitati delle comunicazioni come partecipazioni di matrimonio economiche in formato elettronico e la richiesta di conferma di partecipazione. In questo ultimo caso, oltre al link di conferma che permetterà una gestione pratica delle risposte da parte del software, avrete la possibilità di chiedere informazioni aggiuntive. Per esempio, qualcuno ha particolari allergie? Domande come queste vi aiuteranno a stabilire il menù più adatto a tutti o a riservare piatti speciali per un certo gruppo.
Classificazione degli invitati
Parlando di gruppi, ecco che viene introdotta la classificazione degli invitati: ciascun ospite infatti ha le sue caratteristiche ed esigenze ed è importante che teniate a mente tutto per la buona riuscita del vostro matrimonio. Il Gestore degli invitati vi sarà di grande aiuto per questo: potrete infatti indicare per ciascun ospite se si tratta dell’amico della sposa, dello sposo o un amico in comune, o se fa parte di una delle vostre famiglie. Grazie a questa prima classificazione, in seguito sarà più facile fare un ricerca per filtri e magari iniziare a pensare a idee per segnaposto di matrimonio. Un’altra funzione molto utile del sistema è quella di creare e assegnare menù differenti a ciascun invitato.
Organizzazione dei tavoli
Eccovi finalmente pronti per l’ultimo step, il più atteso: l’organizzazione e assegnazione dei tavoli. Il consiglio è quello di visitare la location in cui vorrete che avvenga il rinfresco, dopo aver steso la lista dei nomi e prima di decidere i tavoli. Questo perché dovrete farvi un’idea degli spazi, delle dimensioni dei tavoli e della loro forma. A questo punto potreste dilettarvi in accurati disegni a mano (opere di cartografia di alta qualità, sia chiaro!) oppure affidarvi al vostro amico Gestore dei tavoli. Sì, questo software vi permette di creare i tavoli (rotondi o rettangolari) con un certo numero di sedie e un nome da voi scelto. Vi state già immaginando segnaposto di matrimonio originali da far trovare ai vostri ospiti? Molto bene.
Ecco fatto, la formazione è completata. Ora sarà un gioco da ragazzi avere in mano la stampa della sala completa di tavoli e nomi degli invitati. Con questa velocizzazione organizzativa avrete più tempo da dedicare alla scelta dei fiori e del vostro bouquet da sposa. E se non avete ancora trovato l’abito da sposa perfetto, non temete: anche in questo caso non serve nessuna fretta… quello giusto arriverà quando meno ve lo aspettate.
